"النقل" تقطع شوطاً كبيراً في فرز وثائقها

"النقل" تقطع شوطاً كبيراً في فرز وثائقها
"النقل" تقطع شوطاً كبيراً في فرز وثائقها
مسقط-ش

أوضح مدير دائرة المنظمات والعلاقات الدولية بشار بن عيسى بن صالح البلوشي والمكلف بتسيير أعمال دائرة الوثائق بوزارة النقل والاتصالات أنه تنفيذاً للخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالوحدات الحكومية والذي تشرف عليه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية قطعت وزارة النقل والاتصالات شوطاً كبيراً في عملية فرز وثائقها بجميع قطاعات الوزارة المختلفة والتي تتضمن على الوثائق المشتركة والخصوصية.

مضيفاً أن فريق عمل فرز الوثائق بالوزارة قام بالإعداد المادي لتنفيذ خطة الفرز والتعرف على الأماكن التي وضعت بها الوثائق كمرحلة أولى بديوان عام الوزارة والمرحلة الثانية بالمحافظات، وتنظيف الأماكن التي وضعت بها الوثائق وإزالة كل ما هو ليس من الوثائق وجمع كل النصوص المتعلقة بتنظيم الوزارة واختصاصات تقسيماتها منذ نشأتها إلى الوقت الحالي، بالإضافة إلى إجراء أعمال الفرز الأولي للوثائق.

كما أشار البلوشي أن الفريق يقوم حالياً بتطبيق طريقة الفرز النهائي وفقاً لأحكام جداول مدد استبقاء الوثائق الحالية من خلال ثلاث خطوات وهي القيام بترحيل الوثائق المعدة للحفظ الدائم إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالإضافة إلى القيام بأعمال الإتلاف للوثائق المعدة لهذا الغرض بالطريقة القانونية تفاديا لتراكمها بدون جدوى في المخازن، إلى جانب فرز الوثائق المبعثرة وتجميعها في ملفات حسب مواضيعها.

تأهيل الكوادر

وذكر مدير دائرة المنظمات والعلاقات الدولية المكلف بتسيير أعمال دائرة الوثائق بوزارة النقل والاتصالات بأن الوزارة قامت في وقت سابق بتأهيل وتدريب الموظفين المختصين بإدارة الوثائق الوسيطة، والشروع في تحويل الوثائق وفق الإجراءات القانونية، كما قامت دائرة الوثائق بفرز وثائق فروع الوزارة بالمحافظات حيث تم تضمين الوثائق المتراكمة بالمخازن في المحافظات (أقل من 2012) ضمن خطة الفرز التي تقوم بها الوزارة وتم نقلها من المحافظات إلى المخزن المخصص لحفظها بشكل مؤقت (المركزي)، والذي يتم سحب الوثائق منه لفرزها، مؤكداً أنه تم الانتهاء من فرز جميع الوثائق في جميع المخازن الخاصة بالدوائر في ديوان عام الوزارة، كما قام عدد من فنيي الوثائق بالوزارة بزيارة مخازن المديرية العامة للطرق والنقل البري بمحافظة ظفار وتشكيل فريق لجرد الوثائق بالمديرية وتدريبهم على عملية جرد الوثائق، وتم الانتهاء من عملية جردها، وسيقوم الفريق بعمل زيارة لدائرة الوثائق بالوزارة لتدريبهم على عملية فرز الوثائق على عين المكان لتطبيقها على وثائق المديرية.

بناء نظام الإدارة

الجدير بالذكر أن الوزارة اعتمدت في وقت سابق الأدوات الإجرائية لبناء نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة والذي يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة.

وتمثل الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق بذلك الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وسهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري والرفع من مردوديته من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها من ناحية أخرى مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.

نشكر كل متابعينا ونعدكم دائما بتقديم كل ما هو افضل .. ونقل الاخبار من كافة المصادر الاخبارية وتسهيل قراءتها لكم . لا تنسوا عمل لايك لصفحتنا على الفيسبوك ومتابعة آخر الاخبار على تويتر . مع تحيات اسرة موقع عيون الخليج ، "النقل" تقطع شوطاً كبيراً في فرز وثائقها ، تابعونا علي مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بموقعنا ليصلكم جديد الاخبار دائمآ.
المصدر : الشبيبة

السابق مؤسسة النقد تلغي ترخيص شركة أبناء محمد حلواني للصرافة
التالى #فنزويلا قد تحول الخام المتجه لأمريكا إلى #روسيا